Full-VoIP per Aziende: Guida Completa 2025 (Costi, Vantaggi, Come Scegliere)
Se stai valutando il passaggio al VoIP aziendale o vuoi capire se la tua attuale soluzione telefonica è la migliore, questa guida fa per te.
Dopo oltre 15 anni come Operatore TLC e migliaia di installazioni VoIP, abbiamo raccolto tutto quello che serve sapere nel 2025: dai costi reali ai vantaggi concreti, dalle domande tecniche alle scelte pratiche.
Niente marketing. Solo fatti.
Indice
- Cos’è il VoIP (e cosa significa Full-VoIP)
- Come funziona tecnicamente
- I 10 vantaggi reali del VoIP aziendale
- Costi 2025: quanto spendi davvero
- VoIP vs ISDN: il confronto finale
- Come scegliere il fornitore giusto
- 5 errori da evitare
- Casi studio reali
- FAQ: le 15 domande più frequenti
Cos’è il VoIP (e cosa significa Full-VoIP)
Definizione semplice
VoIP sta per Voice over Internet Protocol. In parole povere: telefonate che passano via internet invece che via cavo telefonico tradizionale.
Invece di avere una linea telefonica fisica separata (come il vecchio ISDN), le chiamate viaggiano sulla stessa connessione internet che usi per email, navigazione e cloud.
Full-VoIP vs VoIP Ibrido
Esistono due approcci:
- VoIP Ibrido: Mantieni alcune linee ISDN tradizionali + aggiungi VoIP. Complicato, costi doppi.
- Full-VoIP: Tutto passa via internet. Più semplice, più economico, più flessibile. Dal 2007 STETE installa SOLO Full-VoIP.
Perché Full-VoIP? Perché gestire due tecnologie diverse significa doppia manutenzione, doppia complessità, doppio rischio di scaricabarile. Con Full-VoIP hai un’unica infrastruttura, un unico fornitore, un unico punto di responsabilità.
Come Funziona Tecnicamente (Senza Tecnicismi)
I 4 componenti essenziali
- Connessione Internet: La tua linea ADSL/Fibra/FWA (serve buona qualità, non serve super velocità)
- Centralino VoIP: Il “cervello” che gestisce le chiamate (può essere fisico in sede o cloud)
- Telefoni VoIP: Telefoni che si collegano alla rete invece che alla presa telefonica
- Provider VoIP: L’operatore che ti fornisce i numeri telefonici e gestisce le chiamate verso l’esterno
Il flusso di una chiamata
Chiamata in uscita:
Tu alzi la cornetta → Telefono VoIP → Centralino VoIP → Internet → Provider VoIP → Rete telefonica pubblica → Destinatario
Chiamata in entrata:
Qualcuno ti chiama → Rete telefonica → Provider VoIP → Internet → Centralino VoIP → Telefono VoIP → Tu rispondi
Tutto questo avviene in millisecondi. L’utente non percepisce alcuna differenza rispetto alla telefonia tradizionale.
I 10 Vantaggi Reali del VoIP Aziendale
1. Costi Ridotti del 40-60%
Rispetto all’ISDN tradizionale, il risparmio è significativo:
- Canone mensile più basso (25-35€/linea invece di 60-80€)
- Chiamate urbane e interurbane incluse o a costo fisso
- Nessun costo di cablaggio telefonico
2. Flessibilità Totale
Aggiungi o rimuovi linee in pochi click. Niente tecnici, niente attese, niente costi di attivazione.
3. Smart Working Nativo
I dipendenti rispondono con il numero aziendale da casa, in viaggio, da qualsiasi luogo. Basta un’app sullo smartphone o PC.
4. Funzionalità Avanzate Incluse
- IVR (menu vocale automatico)
- Code di attesa con musica personalizzata
- Registrazione chiamate
- Report dettagliati
- Click2Call da Outlook/CRM
- Segreteria vocale via email
5. Scalabilità Immediata
Apri una nuova sede? Aggiungi 20 interni in un giorno. Con l’ISDN ci volevano settimane.
6. Integrazione con Software Aziendali
Il VoIP si integra con CRM (Salesforce, HubSpot), ERP, gestionali. Chiami i clienti direttamente dalla scheda contatto.
7. Mobilità Aziendale
Stesso numero fisso sul cellulare. Il cliente ti chiama e non sa se sei in ufficio o in viaggio.
8. Disaster Recovery Integrato
Se l’ufficio è irraggiungibile (neve, maltempo, emergenze), le chiamate vengono automaticamente deviate sui cellulari. Zero downtime.
9. Qualità Audio Superiore (HD Voice)
Con una buona connessione, il VoIP offre qualità audio migliore dell’ISDN tradizionale.
10. Manutenzione Zero
Aggiornamenti, backup, sicurezza: tutto gestito dal provider. Tu ti concentri sul business.
Costi 2025: Quanto Spendi Davvero
Investimento Iniziale (se hardware in sede)
- Centralino VoIP hardware: 800-2.500€ (una tantum, dipende da dimensioni)
- Telefoni VoIP: 80-200€/telefono
- Configurazione e installazione: 500-1.500€
Totale per ufficio 10 persone: 3.000-6.000€ una tantum
Soluzione in Comodato d’Uso (STETE)
- Investimento iniziale: 0€
- Canone mensile all-inclusive: 35-60€/utente (centralino + telefono + linea + chiamate)
Costi Mensili Ricorrenti
Confronto Costi ISDN vs VoIP (10 linee)
- Linee VoIP base: 8-15€/linea
- Chiamate urbane/interurbane: Spesso incluse o 1-2 cent/min
- Numeri verdi: 5-10€/mese + 5-8 cent/min
- Gestione centralino cloud: 10-25€/mese
ISDN Tradizionale:
- Canone linee: 600€/mese
- Chiamate: 200€/mese
- Manutenzione: 100€/mese
- Totale: 900€/mese = 10.800€/anno
Full-VoIP (STETE):
- Canone all-inclusive: 450€/mese
- Chiamate: Incluse
- Manutenzione: Inclusa
- Totale: 450€/mese = 5.400€/anno
Risparmio: 5.400€/anno (50%)
VoIP vs ISDN: Il Confronto Finale
Come Scegliere il Fornitore VoIP Giusto
Le 7 domande da fare
- Sei Operatore TLC certificato (ROC) o rivenditore?
Operatore = accesso diretto ai portali, tempi rapidi. Rivenditore = intermediario, scaricabarile.
- Il centralino è in cloud o in sede?
Cloud = più flessibile, manutenzione zero. Sede = più controllo, ma serve gestione.
- Cosa include il canone mensile?
Verifica se chiamate, manutenzione, aggiornamenti sono inclusi o extra.
- Che tipo di SLA (Service Level Agreement) offri?
Tempi garantiti di intervento in caso guasto? Penali se non rispettati?
- Gestite anche la connettività internet?
Provider Full-Stack (IT + TLC) = zero scaricabarile. Provider solo VoIP = “problema della linea internet, non nostro”.
- Cosa succede se cambio idea dopo 6 mesi?
Contratto vincolante? Costi di uscita? Proprietà degli apparati?
- Avete casi studio nel mio settore?
Esperienza specifica (studi legali, retail, industria) fa la differenza.
Red Flags: Quando Diffidare
- ❌ “Centralino VoIP gratuito” (nascondono costi altrove)
- ❌ Contratti vincolanti 36-48 mesi
- ❌ Nessun numero di telefono diretto per assistenza
- ❌ “Chiamate illimitate” senza specificare limiti fair use
- ❌ Provider che non gestisce anche la connettività (scaricabarile garantito)
5 Errori da Evitare nel Passaggio a VoIP
1. Sottovalutare la Connettività
Errore: “Ho 20 Mbps, basta?”
Realtà: Non conta solo la velocità, ma stabilità e latenza. Una ADSL 7 Mbps stabile batte una fibra 100 Mbps instabile.
Soluzione: Test qualità linea professionale prima del passaggio. STETE lo fa gratuitamente.
2. Scegliere Solo in Base al Prezzo
Errore: “Questo costa 10€ meno al mese”
Realtà: Poi scopri che assistenza, chiamate internazionali, numeri aggiuntivi costano un occhio.
Soluzione: Confronta il TCO (Total Cost of Ownership) a 24-36 mesi, non il canone base.
3. Non Testare Prima
Errore: Passare tutto il centralino in produzione senza test.
Realtà: Meglio 2 settimane di test con 3-5 utenti pilota.
Soluzione: Migrazione progressiva, non big bang.
4. Dimenticare la Formazione Utenti
Errore: “È un telefono, sapranno usarlo”
Realtà: Funzioni avanzate (trasferimenti, conferenze, IVR) vanno spiegate.
Soluzione: 1-2 ore di formazione base + manuale rapido.
5. Non Avere un Piano B
Errore: “Se cade internet che facciamo?”
Realtà: Serve sempre backup 4G/5G per emergenze.
Soluzione: Deviazione automatica su cellulari + router 4G backup.
Casi Studio Reali (Anonimi)
Caso 1: Studio Legale 12 Persone
Situazione iniziale: 8 linee ISDN, 850€/mese, zero flessibilità per smart working
Soluzione STETE: Full-VoIP con centralino cloud, 12 interni, app mobile
Risultati:
- Costo: 420€/mese (-50%)
- Smart working attivo per 6 avvocati
- Integrazione con gestionale studio
- ROI: 6 mesi
Caso 2: Catena Retail 5 Negozi
Situazione iniziale: Ogni negozio con linee ISDN separate, nessuna comunicazione interna
Soluzione STETE: Centralino unico multi-sede, numerazione breve interna
Risultati:
- Chiamate interne gratuite tra negozi
- Gestione centralizzata
- Costi -40%
- Cliente chiama numero unico, viene smistato automaticamente
Caso 3: Azienda Manifatturiera 45 Dipendenti
Situazione iniziale: Mix ISDN + cellulari aziendali personali
Soluzione STETE: Full-VoIP + app mobile, dismissione cellulari aziendali
Risultati:
- Risparmio cellulari: 800€/mese
- Numero unico aziendale anche su mobile
- Report chiamate completi
- ROI: 4 mesi
FAQ: Le 15 Domande Più Frequenti
1. Il VoIP funziona se cade internet?
No, serve internet. Ma con deviazione automatica su cellulari e router 4G backup, il downtime è praticamente zero.
2. La qualità è uguale all’ISDN?
Con connessione adeguata, è superiore (HD Voice). Servono: 100 Kbps per chiamata + latenza < 50ms.
3. Posso tenere i miei numeri attuali?
Sì, portabilità gratuita. Tempi: 10-15 giorni lavorativi. Durante il passaggio nessuna interruzione servizio.
4. Serve cambiare tutti i telefoni?
Sì, servono telefoni VoIP (IP). Ma puoi usare anche app su PC/smartphone (softphone).
5. Il VoIP è sicuro?
Sì, se configurato correttamente. Crittografia SIP TLS + firewall dedicato. Più sicuro del vecchio ISDN.
6. Quanto tempo serve per installare?
Ufficio 10 persone: 1-2 giorni lavorativi. Include: installazione centralino, configurazione telefoni, test, formazione base.
7. Posso usare il VoIP in smart working?
Sì, è uno dei vantaggi principali. App su smartphone/PC o telefono VoIP a casa. Stesso numero aziendale ovunque.
8. Che banda serve?
Regola empirica: 100 Kbps upload per chiamata contemporanea. Ufficio 10 persone (5 chiamate contemporanee) = 1 Mbps upload. Ma conta più la stabilità della velocità.
9. Il VoIP ha senso per piccoli uffici (3-5 persone)?
Sì, soprattutto per flessibilità e smart working. Anche con 2-3 utenti il risparmio è significativo.
10. Cosa succede durante il passaggio?
Con migrazione ben pianificata: zero downtime. Si attiva il VoIP mantenendo temporaneamente l’ISDN, si testa, poi si disattiva il vecchio.
11. I numeri verdi funzionano con VoIP?
Sì, perfettamente. Anche numero verde → smistamento automatico su più sedi/operatori.
12. Serve un tecnico dedicato?
No. Con gestione da MSP (come STETE), tutto è trasparente. Tu usi il telefono, al resto pensiamo noi.
13. Posso registrare le chiamate?
Sì, funzione inclusa nella maggior parte dei centralini VoIP. Utile per qualità, dispute, formazione. (Attenzione: serve consenso cliente per GDPR)
14. Il VoIP consuma tanti dati mobile?
No. 1 ora di chiamata VoIP = circa 30-50 MB. Meno di 1 video YouTube.
15. Conviene acquistare o noleggiare (comodato)?
Acquisto: Investimento alto iniziale, proprietà apparati, gestione manutenzione.
Comodato (STETE): Zero investimento, canone fisso, tutto incluso, apparati sempre aggiornati.
Per PMI consigliamo comodato: costi certi, zero pensieri.
Conclusioni: Il VoIP è Pronto per la Tua Azienda?
Dopo 15 anni e migliaia di installazioni, posso dirti che il Full-VoIP non è più “il futuro della telefonia aziendale”.
È il presente.
Se la tua azienda ha ancora linee ISDN, stai pagando troppo per ricevere troppo poco. È come usare un fax quando esiste l’email.
Il VoIP è ideale se:
- ✅ Vuoi ridurre i costi telefonici del 40-60%
- ✅ Hai dipendenti in smart working (o lo vuoi attivare)
- ✅ Vuoi flessibilità (aggiungere/togliere linee facilmente)
- ✅ Cerchi funzionalità avanzate senza costi extra
- ✅ Vuoi integrare telefonia con CRM/gestionali
- ✅ Hai più sedi e vuoi comunicazione interna gratuita
Aspetta ancora se:
- ⚠️ La tua connessione internet è instabile (ma possiamo risolvere anche questo)
- ⚠️ Hai meno di 1 anno di contratto ISDN residuo (attendi scadenza per evitare penali)
Chi Sono
Alfonso Olivieri, fondatore STETE Srl. Dal 2009 Operatore di Comunicazioni Elettroniche certificato (ROC). Dal 2007 installiamo esclusivamente sistemi Full-VoIP. Zero ISDN, zero ibridi, zero scaricabarile.
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